Компания начинается с ресепшн
Толковый секретарь – находка для любой компании, так как знакомство с организацией часто начинается с ресепшен. На этом этапе потерять потенциального клиента особенно обидно! Ведь если не предоставить ему необходимую информацию или не направить к нужным специалистам, то он просто уйдет, так и не узнав, насколько выгодно сложилось бы сотрудничество.
По каким же признакам можно отличить профессионального секретаря?
1. Он безукоризненно вежлив и сдерживает свои эмоции даже в кризисных ситуациях. На этом пункте нет смысла останавливаться подробнее, так как это требование указывают в тексте вакансии практически все работодатели.
2. У человека этой профессии должна быть располагающая внешность и грамотная, четкая, логичная речь. Без пауз и «эканья». Голос должен быть приятный, выражать дружелюбие, уверенность и интерес к собеседнику.
3. У него прекрасно оборудована административная стойка, позволяющая держать все необходимой под рукой.
4. В компании, у которой есть иностранные партнеры, для секретаря, принимающего гостей, знание языков является насущной необходимостью.
5. При входящем звонке секретарь должен называть компанию. Нехорошо, если собеседнику приходится уточнять, туда ли он попал.
6. Хороший профессионал всегда представляется по имени. Так собеседник будет знать, к кому обратиться.
7. «Чем я могу вам помочь?» - еще одна отличная фраза, которая позволит расположить к себе собеседника, ведь в ней выражена готовность решить проблему клиента.
8. Трубку желательно снимать после второго-третьего звонка, не позже. В противном случае собеседник сделает вывод, что в этой компании не дорожат потенциальными клиентами. Или вовсе не будет ждать и просто положит трубку.
9. Заканчивает разговор тот, кто звонил первым. То же касается и случаев, когда связь прервалась по техническим причинам. Согласно телефонному этикету перезванивает тот, кто был инициатором разговора.
10. Секретарь должен быть в курсе основной информации о новинках, товарах и услугах компании, чтобы хотя бы иметь возможность подтвердить их наличие.
11. Затем задача секретаря – переключить собеседника на профильного специалиста. Если речь идет о стоимости товара или услуги, то это будет менеджер по продажам, то есть человек, обученный «соблазнять» на покупку и работать с возражениями.
12. В любом случае секретарю стоит попытаться получить контакты собеседника. Допустим, разговор с менеджером по продажам может сложиться неудачно (например, все-таки товар стоит слишком дорого), но в перспективе компания решит пойти клиенту навстречу - сделать более выгодное предложение и наладить надежные деловые отношения. Поэтому так важно иметь возможность связаться с людьми, которые уже заинтересованы в продукте или услуге.
Загрузка ...
