Трудовые уходят в онлайн
Президент России подписал закон, который определяет порядок формирования и хранения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Как говорится в сообщении на сайте Кремля, нормативный акт принят Государственной думой и одобрен Советом Федерации. Он вносит изменения в Трудовой кодекс.
В соответствии с законом работодатели уже с 1 января 2020 года будут обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника (о месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу и увольнении с указанием основания и причины) и представлять их в установленном порядке в информационную систему Пенсионного фонда. В свою очередь, работники могут получать переданные в фонд сведения об их трудовой деятельности непосредственно в ПФР, в многофункциональном центре или на едином портале государственных услуг.
Также работник вправе получить сведения о своей трудовой деятельности непосредственно у работодателя по последнему месту занятости (за время работы у этого работодателя) в удобной для него форме (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью). Ответственность за нарушения ведения трудовой, как это было и с бумажными документами, несет работодатель.
Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в электронном виде, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. В то же время законом предусматривается возможность продолжения ведения работодателями трудовых книжек тех работников, которые были приняты на работу до 31 декабря 2020 года, наряду с формированием в электронном виде сведений об их трудовой деятельности. При этом указанные работники обязаны не позднее 31 декабря 2020 года подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки.
Переход на электронную трудовую книжку-это положительный фактор, уверен , руководитель компании «Алегрия» Денис Грипас. Страна должна двигаться вперед, осваивать новые технологии. Впереди нас ждет цифровая эра и нововведения являются подтверждением этому. «В моей жизни был пример, когда человек в период распада СССР занимал долгие годы руководящие должности, но лишился трудовой книжки во время потопа. Полностью восстановить записи не удалось, и взамен хорошей пенсии он получил минимальную оплату», – рассказывает он.
Положительным эксперт считает и то, что для тех, кто не планирует расставаться с бумажным документом, законодатель предусмотрел возможность оставить традиционную трудовую книжку. С точки зрения бизнеса, это экологичный тренд, констатирует Денис Грипас, так как многие компании стараются оцифровать максимально возможное количество документов: отказ от бумажных документов позволит сохранить бумагу, экологию, природный ресурс. Но организаторам предстоит позаботиться о мощности и защите сервера, на котором будут храниться данные. Ведь любая техника может дать сбой, предупреждает аналитик
Вопрос об отмене трудовых книжек обсуждается уже много лет, напоминает руководитель кадровой службы «КСК групп» Аида Ибрагимова. Но, по ее словам, многих работников пугает отмена традиционных бумажных трудовых книжек, поэтому переход сделали постепенным, что увеличивает нагрузку на отдел кадров. Так, весь 2020 работодатель будет вести и бумажные трудовые книжки, и ежемесячно предоставлять в Пенсионный фонд новый отчет.
С 2021 года работодатель будет обязан предоставлять информацию о приеме, увольнении работника не позднее следующего рабочего дня, что создает сложности для отдела кадров по своевременному предоставлению таких данных, констатирует представитель кадровой службы. При этом непонятно, сколько времени работодатель будет обязан вести бумажные трудовые на тех работников, которые откажутся от перехода на электронные книжки.
Что касается юрилической стороны вопрос, то, отмечает партнер юридической фирмы Five Stone Consulting Александр Карпухин, принятие данного закона свидетельствует о постепенной реализации мер по переходу к электронному документообороту. Хотя, признает он, введение электронных трудовых книжек вызывает ряд практических проблем. В первую очередь, это проблема так называемого «электронного рабства». Это связано с тем, что в соответствии с новыми правилами работодатель обязан вести сведения в электронной форме о работнике, об обстоятельствах и причинах его увольнения независимо от того, воспользовался работник своим правом на ведение трудовой книжки в бумажной форме или нет.
Соответственно, рассказывает юрист, если раньше работник мог «потерять» трудовую книжку (в том числе, в целях сокрытия тех или иных фактов о предыдущем месте работы), новый работодатель должен был восстановить записи в трудовой книжке по представленным работником сведениям (то есть работник мог так или иначе не показывать определенные записи). Теперь же все записи сохраняются за работником, что, несомненно, дает стимул работнику судиться с работодателем в целях оспаривания основания его увольнения и изменения записи в трудовой книжке.
Также Александр Карпухин полагает, что скорее всего, большинство работников по-прежнему продолжат вести традиционную бумажную трудовую книжку, поскольку у них не будет уверенности в сохранности и отсутствии вероятности утери сведений в электронной форме.
Но, так или иначе, говорит руководитель отдела по подбору персонала компании «ФинИст» Валерия Коростелёва, ситуация в нашей стране меняется в лучшую сторону, так как в большинстве стран трудовая книжка в бумажном виде уже не используется и давно существуют специализированные системы, хранящие в себе всю информацию о трудовой деятельности сотрудника.
Электронные книжки имеют ряд преимуществ. Так, все операции будут производиться в формате онлайн, а соответственно это удобно для работодателя, сотрудника и прочим организациям, которым требуется информация о занятости человека. Это исключается вариант утери и подделки документа, подтверждает эксперт. Также упрощается формат ведения кадрового делопроизводства, а именно: теряют свою значимость книги по расходу и учету трудовых книжек, соответственно уходят из обихода специальные журналы и их заполнение. Кроме того, уработника исключаются проблемы с возвратом трудовых их работодателями.
Из минусов эксперт отмечает все ту же возможность взлома и кражи данных хакерами, потенциальные сбои в работе онлайн ресурсов и цифровую безграмотность среди старшего поколения и возникающий от этого барьер при использовании интернет ресурсов. Но, все же полагает Валерия Коростелёва, несмотря на тот факт, что перенос сведений о стаже из трудовой книжки в электронный вид займёт достаточно много времени, это большой шаг вперёд в кадровом делопроизводстве.
Трудовая книжка в ее физическом воплощении является анахронизмом, от которого можно легко отказаться в пользу упрощения жизни работников и работодателей, уверен и главный аналитик Центра аналитики и финансовых технологий Антон Быков. Последнее время активно развиваются государственные цифровые сервисы, где итак содержится большая часть информации о каждом гражданине. Создание отдельной базы позволит государству эффективнее проводить социальную политику.
Обмануть единый реестр будет невозможно, а значит, сократится риск расходования бюджетных средств в виде пенсий и прочих выплат в адрес людей, “нарисовавших” трудовой стаж в купленной книжке. Вполне в духе текущей борьбы правительства с теневым сектором. Работодатели избавятся от лишних издержек, так как им больше не придется хранить физические носители в отделе кадров, а работникам станет проще получать всевозможные выписки, да и срок ожидания принятия решения по тем же пенсиям должен сократиться в разы, ведь необходимость подавать сведения о трудовом стаже отпадет. Словом, положительных моментов гораздо больше, чем потенциальных минусов.
Конечно, есть и риски, соглашается Антон Быков. По его мнению, они главным образом будут возникать на этапе оцифровки сведений о работнике. В стране накопилось огромное количество информации, записанной от руки, поэтому существует большая вероятность как случайных ошибок (например, опечаток из-за неряшливого почерка работника кадров) или специальных, с целью увеличить стаж в корыстных целях. Вследствие чего необходимо наладить контроль за данной процедурой и исключить все возможные случаи мошенничества.
У правительства есть необходимый опыт хранения большого объема информации: базы ФНС, Пенсионного фонда и т.д., так что с технической точки зрения проблем возникнуть не должно. Тем не менее, не стоит исключать возможного слива данных из-за работников, готовых рискнуть свободой ради небольшой прибавки к зарплате. 2019 год был богат на подобные случаи: информация о клиентах крупнейших банков страны попадала в даркнет с завидной регулярностью из-за желания заработать отдельных специалистов. «Надеюсь, выводы из этой истории сделали не только в финансовой сфере», – говорит аналитик.
Система учета стажа во многих странах полностью отсутствует, добавляет Антон Быков, как например в США, где работодатели верят кандидатам на слово или находят необходимую информацию с помощью отдела безопасности. В других же государствах, где подобные учет ведется, так же стараются переходить в цифровой формат. Найти за пределами СНГ бумажную трудовую книжку просто невозможно.
Загрузка ...
